101Kleinunternehmer-Beratung: Besucherzahlen

Reichweite und Besucherzahlen abschätzen lernen für EPU und Kleinunternehmer

Hiermit möchte ich dem Kleinunternehmer und EPU ein paar Tipps an die Hand geben was Reichweite betrifft. Lernen sie Besucherzahlen abschätzen. Natürlich ist dieses Tutorial eher ein advanced tutorial für Fortgeschrittene.

Der Kleinunternehmer muss nicht wirklich lernen mit welchen Besucherzahlen und welcher Reichweite er auf Märkten und Messen kalkulieren kann. Dieses Thema betrifft eher den Veranstalter und Organisator. Es kann aber auch nicht schaden sich einige Gedanken dazu zu machen. Besonders interessant wird es jetzt weniger für Aussteller und Marktfahrer sondern für Veranstalter und Organisatoren. Für mich ist das aber weniger stark zu trennen, denn der EPU, der am Markt steht, profitiert vorrangig davon. Denn er möchte Waren verkaufen. Das kann er umso besser, wenn er die jeweilige Situation und den Ort der Veranstaltung kennt.

 

Der Zeitfaktor: Datum, Uhrzeit und Konkurrenzsituation

Wieviele Veranstaltungen finden am selben Tag zur gleichen Zeit statt?

Mit wievielen anderen Veranstaltungen müssen sie in räumlicher Nähe konkurrieren? Wenn eine Sättigung eintritt, können sie nur Personen in einem geringeren Radius mobilisieren weil bereits in der nächsten Ortschaft ein ähnliches oder gleiches Event stattfindet z.b. Faschingsumzug, Feuerwehrfest etc..

Welche Veranstaltung hat die höhere Sichtbarkeit und damit auch Reichweite? Wo findet sich die stärkere Community? Welche hat mehr Aussteller, interessantere Warengruppen und insgesamt höheres öffentliches Interesse? Welche ist damit primär begünstigt und dominanter? Welche ist stärker beworben? Wiederkehrende Veranstaltungen mit hoher Besucherzahl in den vergangenen Jahren ist eine starke Konkurrenzveranstaltung und zieht automatisch Gäste ab. Es ist davon auszugehen, dass die Besucherzahlen annähernd konstant bleiben. Außer es tritt eine Konkurrenzwirkung in Kraft.

Werden bei den Veranstaltungen dieselben Zielgruppen angesprochen, könnte es schwierig werden. Wird die Zielgruppe eingegrenzt und grenzt sich diese deutlich von anderen Veranstaltungen ab so ist die Frage wie groß diese Zielgruppe tatsächlich ist (lohnt es sich?). Ist der Veranstaltungsort der richtige dafür.

  • Wetterprognose

Im Frühjahr ist Gartenzeit. Grillen oder Grünschnittarbeiten stehen am Programm. Private Freizeitplanung in Kombination mit guter Wetterlage kann bereits eine starke Konkurrenzsituation zu einer Veranstaltung darstellen. Regen, Kälte oder Schneefall können ebenfalls gravierende Einbußen bei Besuchern haben. Das hängt von der demographischen und geographischen Lage ab. Ist der Veranstaltungsort leicht zu erreichen, unabhängig der Wetterlage, etwa in einem Wohnkomplex, steigt natürlich auch die Möglichkeit dass Menschen daran teilnehmen, die ganz in der Nähe wohnen. Werbung vorausgesetzt.

Allerdings kann leichter Nieselregen oder eine kalte Briese bereits einige Besucher abschrecken. Besonders solche, die keine starke Absicht haben daran teilzunehmen. Das Wetter ist ein trügerischer Faktor. Zu kalt aber auch nicht zu warm sollte es sein. Nicht zu viel Sonnenschein, kein Regen, Wind oder Kälte. Dann wird ihr Event perfekt. Nicht. Dem Wetter können sie in jedem Fall die Schuld am Misserfolg ihrer Veranstaltung geben.

  • Fernsehübertragungen

Eine Sportübertragung oder ein Showprogramm zur selben Zeit. Bravo!

Dieser Faktor kann einige Besucher davon abhalten teilzunehmen. Eine Formel-1 Übertragung oder ein Fussballmatch am Nachmittag und schon stehen nur noch Frauen vereinzelt am Markt, weil die Männer daheim Fernsehschauen müssen. Dasselbe gilt für Musikshows und Benefizkonzerte im Hauptabendprogramm. Eine Sendung, die entweder Priorität hat oder es Gewohnheit ist „bis zu den Nachrichten daheim zu sein“, kann einige Besucher von Veranstaltungen abziehen oder gänzlich fernhalten.

  • Feriensituation und Feiertagssituation.

Der Tag vor dem Feiertag kann idealerweise für Abendveranstaltungen genutzt werden. Gäste können länger aufbleiben und müssen nächsten Tag in der Regel nicht zur Arbeit (es gibt auch Ausnahmen). Ebenso sollten sie überlegen welche Personen im Urlaub fort sind und daher nicht zu Veranstaltungen kommen könnten oder wer da ist.

Familien mit Kindern sind in den Ferien gerne in Einkaufszentren unterwegs oder machen Ausflüge. Feiertage selbst werden gerne für traditionelle Märkte genutzt. Ob ihre Zielgruppe am Feiertag gerne unterwegs ist um was „seichtes“ wie einen Jahrmarkt zu erleben oder lieber daheim chillt, müssen sie beurteilen.

Passt die Veranstaltung an dem besagten Termin zu ihrem Produkt und ihrer Zielgruppe? Gourmet oder Gourmand, das ist die Frage.

  • Verkehrssituation

Wie sieht die Verkehrssituation rund um den Veranstaltungsort und die wichtigsten Zufahrtsstrassen aus? Gibt es Staus, Streiks, Baustellen oder gesperrte Strassen, die ein Zufahren erschweren oder gar unmöglich machen? Dazu kommen auch noch Wetterverhältnisse wie Schnee oder Regen.

  • Uhrzeit

Es gibt Vormittagsmärkte (7:00-13:00), Tagesveranstaltungen (10:00-16:00) und Nachmittags- und Abendveranstaltungen (14:00-21:00).

Senile Bettflüchter, Pensionisten und Frühaufsteher sowie Besorger für’s Mittagessen. Sie alle sind in der Regel Vormittags aktiv. Hier werden vorwiegend einfache Produkte im Rohzustand auf Bauernmärkten eingekauft. Pensionisten sind meistens am Nachmittag schon müde und möchten dann nicht mehr außer Haus. Auf Jahrmärkten sind sie von 8:00 bis 10:00 am aktivsten. Wenn sie ein Angebot für diese Zielgruppe haben, ist das ihre Deadline und wohl ihr hauptsächliches Verkaufsfenster. Seien sie mit Angeboten vorsichtig, da Pensionisten nicht die Zielgruppe für jede Warengruppe sind.

Aber auch Zielgruppen, die berufstätig sind und am Markttag, Samstag, gerne länger schlafen sind heikel. Sie stehen erst dann auf, wenn der Vormittagsmarkt bereits schließt. Sie sind für ihr Angebot verloren.

Veranstaltungen über Mittag müssen ein Mittagessen oder einen Imbiss anbieten und dies im Vorfeld entsprechend kommunizieren. Andernfalls wird ein rapider Besucherrückgang zu verzeichnen sein. Es ist eher unwahrscheinlich, dass sie Nachmittags nochmals dieselben Personen am Markt sehen werden. Sie sind für ihr Angebot dann schon verloren, wenn sie es nicht schaffen sie zu Kunden zu machen.

In der Zeit von 10:00 bis 14:00 ist in der Regel Mittagszeit. Besucher, die zu Hause kochen müssen, sind in dieser Zeit nicht mehr auf Märkten unterwegs. Wenn sie vorab erfahren, dass es Mittagessen gibt und anhand einer Speisekarte was es alles gibt, besteht durchaus die Chance, dass einige das Angebot nutzen und extra zum Essen bleiben oder kommen. Machen sie daher Werbung mit Flugzetteln und kommunizieren sie ihr Angebot richtig!

Heurigengarnituren verleiten zum Verweilen. Allerdings sind Besucher, die sitzen und konsumieren, erfahrungsgemäß nicht direkt am Angebot von Ausstellern interessiert. Das ist meistens eine eigene Zielgruppe, die der Frühschopper. Frühschoppen, Bier und Wein inkl. einer Mahlzeit wird gerne ab 10:00 konsumiert. Obwohl ein Frühstücksbier und ein Frühstückswein gerne auch schon früher genossen wird. Manche Besucher kommen speziell für diesen Genuss auf Märkte. Ab 10:00 darf man schon Sekt trinken, hab ich mal gehört. Liköre und Spirituosen konsumiert man frühestens nach dem Essen oder zur Jause so gegen 14:00. Ab 17:00 darf man sich neben dem 5-Uhr-Tee auch schon einen Cocktail genehmigen. Bedenken sie solche ungeschriebenen Gesetzmäßigkeiten in ihrer Planung.

Viele Besucher kommen erst nach dem Essen auf einen Verdauungsspaziergang vorbei. Was nicht unbedingt mit einer Kaufabsicht einhergeht. Wenn Besucher bereits gegessen haben, sinkt die Wahrscheinlichkeit für Kostproben und all jene Warengruppen die zum Zubereiten von frischen Speisen am Vormittag gekauft wurden. Die Stimmung am Nachmittag ist generell entspannter und Kunden lassen sich auch mehr Zeit beim Gustieren. Ein Angebot wird bewusster wahrgenommen. Außerdem kommen gegen späteren Nachmittag bereits die ersten Berufstätigen direkt von der Arbeit zum Markt, sofern der Markt wochentags stattfindet.

Abendmärkte sind eher selten und locken in der Regel ein bewusstes Publikum an, das sich gezielt für das Angebot interessiert. Meist werden diese Märkte mit einem Musikangebot abgerundet und es geht in entspanntes Chillen über.

 

Der Ort der Veranstaltung

Dieser Punkt lässt sich auch ohne viele unbekannte Variablen kalkulieren. Wie sieht es mit dem Umkreis der Veranstaltung aus? Wieviele Einwohner hat die Ortschaft? Kann das Gebäude oder die Fläche leicht zu Fuss erreicht werden? Liegt der Veranstaltungsort zentral? Gibt es beispielsweise wichtige Knotenpunkte von Öffis. In Städten etwa U-Bahnen, Strassenbahnen und Busse. Liegt der Ort auf einer Hauptverkehrslinie oder in einer unbedeutenden Seitengasse wo man sich nur schwer hin verirrt? Ist eine Zufahrt möglich und sind Parkplätze vorhanden?

Wieviele Parkplätze gibt es und wo liegen diese? Dieser Punkt ist besonders wichtig wenn es darum geht Gäste von außerhalb zu bekommen. Keine Parkplätze, keine Besucher. Das stimmt so nicht ganz. In einigen Wallfahrtsorten und traditionellen Jahrmarktgemeinden wurden Parkplätze auf Feldern geschaffen. Eigens um dem Ansturm der Besucher gerecht zu werden. Beurteilen Sie die Lage vor Ort, realistisch.

Für den Aussteller und Marktfahrer ist eine gute Parkplatzsituation ebenfalls essentiell. Ausladen, einladen, rechtzeitiges und einfaches Abbauen des Standes bei Schlechtwetter oder sonstigen Ereignissen. In bebautem Gelände also in Dörfern, Siedlungen und Städten muss man wohl oder übel mit fixen Parkplätzen vorlieb nehmen. Diese Parkplätze bestimmen auch wieviele Gäste gleichzeitig einen Markt besuchen können. Sie wirken limitierend. Eine Anfahrt wird daher erschwert und schreckt einige Besucher ab, wenn in näherem Umkreis einfach keine leeren Parkplätze mehr vorhanden sind. Weite Fusswege hindern Besucher weiters daran Produkte einzukaufen, weil diese über längere Strecken geschleppt werden müssen. Je schwerer und unhandlicher ein Produkt umso geringer die Verkaufswahrscheinlichkeit. Produkte die sich leicht einstecken lassen, können meist immer verkauft werden.

Die Veranstaltungsfläche als solche ist nun unser letzter Faktor. Ein etwas spezieller Punkt aber auch nicht zu unterschätzen. Sie können auf einer bestimmten Fläche nur eine maximale Anzahl an Menschen platzieren. Eine einfache, ganz offensichtliche Weisheit. Bei einer Ausstellung mag das weniger ins Gewicht fallen aber es fällt durchaus ins Gewicht. Bei Konzerten und Demos ist dies ein wichtiger Sicherheitsaspekt. Wenn ihr Lieblingslokal überfüllt ist und sich Besucher außen schon weit anstellen müssen, sinkt ihr Interesse zu warten ebenfalls und sie gehen wieder. Ganz einfache Gesetzmäßigkeiten.

Bei Ausstellungen und Veranstaltungen kann sich nur eine bestimmte Anzahl an Besucher in einem Raum befinden. Dann ist er voll und es entsteht Gedränge. Das wiederum führt dazu, dass sich Besucher unwohl und gestört fühlen und das Angebot nicht mehr richtig wahrnehmen können. Es ist einfach zu viel Trubel. Wenn sie schon nichts von den vorhin genannten Punkten beeinflussen können, den Ort der Veranstaltung können sie immer selber bestimmen. Sie entscheiden ob sie dort ausstellen oder nicht. Sie allein. Also schauen sie sich die Location im Vorfeld an und beurteilen sie die Lage.

Dass zu viele Besucher erscheinen werden, daran brauchen sie keine Hoffnung haben. Aber dies betrifft vorallem Veranstalter. Ist ihre Location optimal geeignet für dieses Event?

Sind Veranstaltungsräume zu klein dimensioniert wird es schnell zu eng. Herrscht ständiges Kommen und Gehen wird sich der Besucherstrom über die Zeit verteilen. Es kann aber auch zu Abbrüchen führen, wenn Besucher sehen dass zu viel los ist und sie dann einfach wieder gehen anstatt in der Schlange zu warten.

Sind Veranstaltungsräume zu groß dimensioniert, hat das negative finanzielle Effekte zur Folge weil in der Regel die Standgebühr steigt bzw. zu wenige Aussteller angeworben wurden. Außerdem wirken die Stände klein und das Angebot mickrig da der Raum groß und weitläufig ist. Zweiteres ist eher ein optisches Problem und sorgt für ein subjektives Gefühl beim Besucher, der sich nicht richtig wohlfühlt. Werden große Räume mit vielen überladenen Ständen gefüllt, erschlägt das Angebot den Besucher regelrecht. Er kann dann irgendwann gar nichts mehr wahrnehmen und sieht vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Weniger ist mehr. Übersichtliche Stände, Platz für Bewegung und Raum für Gespräche.

Am Rande sei nur erwähnt, dass es durchaus spaßig ist eine Getränkeverkostung anzubieten an der ein paar hundert Leute teilnehmen und dann nur 1-2 WCs in der gesamten Location vorzufinden. Spassiger ist es weiters, wenn sich schon Schlangen davor gebildet haben und man lange warten muss bis man endlich an der Reihe ist. Bitte planen Sie besser!

Bedenken sie also nicht nur die offensichtlichen Punkte sondern auch die anderen, die ihnen auf den ersten Blick nicht gleich ins Auge fallen.

Gibt es Zufahrten, Rampen, Aufzüge. Das wird besonders interessant für sie wenn sie schwere Waren von der Tiefgarage in den 2. oder 3.Stock tragen müssen oder wenn sie mit einem Transportwagen unterwegs sind. Heutzutage sollten Gebäude barrierefrei sein. Viele sind es noch immer nicht. Dies erschwer nicht nur ihnen den Zugang sondern auch Personen die gebrechlicher und nicht so gut zu Fuss sind. Schön für Sie, wenn sie nur mit Kindern und jungen Erwachsenen als Zielgruppe arbeiten aber bedenken Sie dies auch in ihrer umfassenden Beurteilung der Lage mit ein.